Organizing Commitee berasal dari kata Organisasi dan Komite. Organisasi yaitu kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan dan visi-misi yang sama. Sedangkan Komite yaitu Komisi atau Badan yang bertanggung jawab terhadap suatu program (kegiatan).Jadi, Organizing Commitee adalah suatu kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan yang sama dalam melaksanakan suatu kegiatan dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan tersebut. Dengan kata lain, Organizing Committee disebut juga sebagai Panitia Pelaksana.
Proses Lahirnya Kegiatan
Proses lahirnya sebuah kegiatan dan bagaimana peran OC didalamnya:
Sebuah kegiatan lahir oleh adanya fungsi administrasi yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuated), pengawasan (controlling) dan pengevaluasian (evaluated).
Fungsi administrasi tersebut dilaksanakan oleh Organizing Committee (OC) sebagai panitia teknis dalam melakukan program dan kinerja dari pada tim OC akan mendapatkan pengawasan oleh Steering Committee (SC) agar kinerja OC dapat terlaksana sesuai yang di rencanakan.
Dengan terlaksananya fungsi tersebut maka terlahirnya sebuah kegiatan yang sukses berkat kinerja baik yang terbentuk secara sistematis. Konsep demikian disebut dengan Manajemen Kegiatan
Prinsip Manajemen Kegiatan
Pada dasarnya lahirnya sebuah kegiatan didasari oleh sebuah perencanaa yang telah terfikirkan untuk dilaksanakan sebagai sebuah daya kreativitas manusia. Sebuah kegiatan yang akan dilaksanakan, para pelaksana berharap agar kegiatan tersebut dapat terlaksana dengan baik dan sukses serta bermanfaat bagi setiap peminatnya baik secara moril maupun materil.
Oleh sebab itu, suatu perencanaan yang baik yang didasari pada pelaksanaan dan tim work yang produktif seyogyanya akan melahirkan sebuah kegiatan yang seperti diharapakan. Sebuah prinsip manajemen kegiatan yang wajib diketahui dan dilakukan bagi setiap pelaksana kegiatan (Panitia atau EO) agar kegiatan terlaksana dengan baik dan sukses yaitu:
“Semua kegiatan atau aktifitas manusia haruslah dikelola dengan baik. Jika tidak biasanya hasilnya tidak sesuai dengan harapan. Ciri kegiatan yang tidak berhasil adalah tujuan yang tidak tercapai, waktu yang dibutuhkan terlalu lama/tidak sesuai rencana atau biaya yang terlalu besar.Bisa salah satunya atau gabungan dari ketiganya itu”.
Alasan Mengapa Adanya Program Kegiatan
Melanjutkan Program Terdahulu
Dalam sebuah organisasi atau lembaga dalam menjalankan program/agenda proses kerjanya, kegiatan-kegiatan yang telah menjadi program rutin organisasi merupakan hal yang harus dilaksanakan. Menjalankan sebuah organisasi konkretnya adalah melaksanakan setiap agenda rutin organisasi dan melanjutkan setiap program yang telah teragenda pada organisasi atau lembaga tersebut. Petaka terjadi apabila sebuah organisasi/lembaga tidak dapat melanjutkan program terdahulunya yang akan mengakibatkan mati atau berhentinya sebuah organisasi/lembaga.
Menerima Order dari Pihak Lain
Pada setiap pelaksana kegiatan atau yang lebih dikenal dengan Event Orginizer ataupun pada setiap organisasi/lembaga lainnya, kegiatan juga dapat lahir dari sebuah penawaran dari pihak lain. Penerimaan kegiatan dari sebuah pihak lain merupakan sebuah bentuk pelaksaanaan kegiatan yang biasanya bersifat kontrak kerja ataupun join partner untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Hal-hal seperti itu dapat terjadi apabila kita dapat menjalin komunikasi yang baik antar lembaga maupun membuka jaringan organisasi dengan berbagai pihak.
Ada Program yang Bersifat Dropping dari Struktur yang Lebih Tinggi
Pada organisasi yang mempunyai sifat struktur hirarkis dan garis koordinasi pada tingkatan pusat hingga di daerah yang lebih kecil, sering terjadi suatu dropping dari tingkatan atas kepada area organisasi dibawahnya sebagai sebuah program pusat untuk daerah yang harus dilakukan didaerah. Contoh, Sebuah organisasi pada tingkatan DPP memberikan suatu program kegiatan kepada organisasi pada tingkatan DPD.
Program Rekayasa Baru
Lahirnya sebuah kegiatan tidak hanya bersifat rutinitas ataupun dropping, akan tetapi bagi sebuah organisasi yang melahirkan suatu idea atau gagasan-gagasan yang akan diperbuat dan digerakkan juga merupakan alas an mengapa lahirnya sebuah kegiatan itu. Karena, sensasi ataupun inovasi baru adalah hal yang menunjang organisasi/EO untuk dapat terus eksis dan berbuat dalam menunjukkan eksistensinya. Berlomba-lomba untuk melahirkan program baru juga merupakan suatu kompetisi positif dalam menunjukkan kompetensi dan produktivitas lembaga tersebut.
Program untuk menyelesaikan masalah yang timbul
Pada setiap organisasi ataupun lembaga, konflik ataupun masalah sedikit banyak pasti terjadi. Konflik dianggap penting karena dengan adanya hal tersebut kita dapat menilai sejauhmana kondisi organisasi saat ini. Dalam situasi tersebut, solusi yang dapat dilakukan salah satunya adalah bagaimana organisasi dapat melaksanakan suatu kegiatan yang diharapkan dapat meyelesaikan permasalahan itu. Hal-hal tersebut sering dianggap mudah, akan tetapi apabila konflik terus terjadi pada organisasi maka akan membahayakan keadaan organisasi pula.
Inti dari pada alasan mengapa adanya program kegiatan adalah kalau organisasi tidak ingin berhenti dari dinamika kehidupan maka harus ada kegiatan secara berkesinambungan.
Fungsi Kepanitiaan
Menyebarkan Informasi
Dalam melaksanakan suatu kegiatan perlu adanya panitia. Panitia merupakan orang yang bertanggunng jawab atas kesuksesan jalannya kegiatan. Salah satu fungsi panitia adalah publikasi kegiatan atau penyebaran informasi. Kegiatan yang telah terencana dan akan dilaksanakan perlu adanya penyebaran informasi untuk terlebuh dahulu. Dengan tujuan agar kegiatan dapat diketahui oleh semua pihak dan akan berdampak positif pada kemeriahan kegiatan tersebut.
Menghasilkan Ide
Selain menyebarkan informasi, panitia juga berfungsi untuk menghasilkan ide-ide yang dianggap penting dalam pelaksanaan kegiatan. Ide-ide yang dilahirkan oleh panitia sangat diperlukan bagi kelangsungan kegiatan karena baik secara konsep maupun teknis, ide-ide panitialah yang akan mengatur itu semua.
Menyelesaikan Masalah
Dalam melaksanakan kegiatan, panitia tidak selalu dihadapkan pada situasi yang baik atau berjalan dengan lancar. Akan tetapi, pada setiap pelaksanaan kegiatan kerap sekali terjadi masalah-masalah didalam, baik itu permasalahan internal maupun ekternal. Maka oleh sebab itu, panitia harus dapat menyelesaikan setiap permasalahan yang terjadi dengan semata-mata tujuannya adalah kegiatan dapat kondusif dan terlaksana dengan baik.
Mewujudkan Koordinasi, Komunikasi dan Kerja Sama
Panitia bertanggung jawab penuh atas kesuksesan atau kegagalan dalam pelaksanaan kegiatan. Setiap panitia bercita-cita agar setiap kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan sukses. Maka oleh sebab itu, koordinasi, komunikasi dan kerja sama merupakan hal yang mutlak harus dilakukan oleh panitia agar tujuan dari pada kesuksesan kegiatan.
Membuat Keputusan-Keputusan
Panitia berwenang untuk membuat keputusan-keputusan yang penting bagi pelaksanaan kegiatan. Apalagi disaat kondisi kegiatan krisis yang membutuhkan keputusan yang cepat dan tepat demi kelangsungan kegiatan.
Melaksanakan Kegiatan
Suatu fungsi yang normative bagaimana panitia seyogyanya harus melaksanakan kegiatandari mulai persiapan sampai selesainya kegiatan. Segala bentuk konsep maupun teknis kegiatan harus dilaksanakan oleh panitia dengan harapan agar kegiatan dapat terlaksana dengan sukses.
Analisa Kebutuhan Kegiatan
Dalam membentuk tim Organizing Committee yang baik setiap anggota panitia harus dapat menganalisa atau membuat rancangan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan. Dengan adanya analisis kebutuhan kegiatan akan memudahkan kerja panitia dalam mempersiapkan dan melaksanakan proses kegiatan. Proses kinerja yang sistematis dan praktis akan terbentuk pada tim OC dalam melakukan kegiatan.
Maka oleh sebab itu, cara yang dilakukan tim OC untuk menganalisis kebutuhan kegiatan adalah:
- Buatlah rencana kerja kegiatan: mengapa, apa, kapan, dimana, siapa dan bagaimana.
- Buatlah tahapan kerja, bayangkan kegiatan yang diharapkan, lalu tentukan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapainya.
- Rincilah kebutuhan kegiatan tersebut: jumlah panitia, peserta, ruang, tempat, waktu, pembicara/narasumber, peralatan, perlengkapan, uang (pemasukan dan pengeluaran), dan lain-lain.
- Bentuk panitia yang jumlah orang dan bagian-bagiannya sesuai dengan kebutuhan.
Tips untuk memudahkan bagi OC dalam menganalisa kebutuhan kegiatan yaitu: "Tulis apa yang akan dikerjakan, Kerjakan apa yang telah anda tulis dan Tulis apa yang telah anda kerjakan".
Mendesain Struktur Kepanitiaan
Suksesnya suatu kegiatan tergantung dari pada bagaimana kinerja panitia dalam membentuk tim yang baik dalam pelaksanaan kegiatannya. Membentuk tim OC yang baik adalah salah satu upaya yang harus dilakukan agar kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan sukses. Mendesain struktur kepanitiaan yaitu poin penting yang harus dilakukan agar proses tim kepanitiaan dapat terbentuk dengan solid. Kesolitan kinerja panitia akan memudahkan proses pelaksanaan kegiatan yang berjalan dengan sukses.
Cara mendesain struktur kepanitiaan dalam membentuk tim OC yang baik adalah:
- Menyusun kepanitiaan dengan menempatkan orang sesuai dengan kemampuannya.
- Syarat menjadi panitia; mau, tahu, mampu dan ada waktu.
- Buatlah struktur organisasi kepanitiaan.
- Buatlah “job description” (uraian kerja) per bagian dan lebih baik lagi per orang.
- Buatlah jadwal kerja untuk semua bagian
Fungsi Ketua Panitia Sebagai Koordinator Pelaksana Kegiatan
Merencanakan Kerja Panitia
Ketua panitia sebagai koordinator kegiatan menpunyai fungsi yang urgen yaitu dalam merencakan kerja panitia. Mulai dari persiapan hingga pelaksanaan kegiatan kepemimpinan ketua panitia berpengaruh besar atas kinerja panitia. Keseluruhan kinerja tim OC selalu di bawah control ketua panitia.
Mengadakan Rapat Koordinasi
Rapat merupakan hal yang tidak asing bagi setiap lembaga, baik itu juga pada kepanitiaan. Rapat koordinasi merupakan hal yang harus dilakukan oleh kepanitian agar terbentuknya tim yang baik. Karena dalam rapat koordinasi semua permasalahan ataupun persiapan acara akan dibahas dan diterapkan dalam proses pelaksanaan kegiatan. Peran ketua panitia juga dituntut besar melahirkan inisiatif untuk mengadakan rapat koordinasi.
Menyimpan Dokumen dan Informasi
Disamping akan kebutuhan teknis, dokumen dan informasi juga hal yang harus ditata dan dikeloa dengan baik agar tidak terjadi kebocoran-kebocoran informasi diluar panitia. Selain ketua panitia, peran sekretaris panitia juga dituntut besar pada bidang ini. Karena sekretaris panitia merupakan pendamping ketua panitia dalam penyelesaiaan permasalahan dokumen dan kesekretariatan.
Memotivasi Panitia untuk Bekerja
Dalam pelaksanaan kegiatan, panitia pasti dihadapkan dengan berbagai keadaan yang suka maupun duka. Disaat tim panitia mengalami dinamika dimana kepanitiaan mulai menunjukkan ketidakseriusan atau kejenuhan dalam proses kinerja, maka pada situasi ini peran ketua panitia diharapkan besar dalam penyelesaiaannya. Memotivasi panitia untuk bekerja dan merasionalisasikan bahwasanya tujuan dan titik puncak keberhasilan panitia apabila suatu program kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan sukses. Maka dengan demikian, panitia dapat termotivasi dengan spirit profesionalitas tim yang mengedepankan tanggung jawab panitia akan kegiatan.
Mengawasi dan Mengarahkan Pekerjaan
Ketua panitia dalam memimpin tim akan dihadapkan dengan berbagai karakter panitia dalam melaksanakan proses kerjanya. Mulai dari karakter panitia yang mempunyai inisiatif besar dalam bekerja, panitia yang hanya menumpang popularitas, panitia yang bekerja apabila diperintah dan panitia yang bekerja apa bila melihat orang lain bekerja. Maka pada situasi tersebut sosok ketua panitia harus dapat menjawab persoalan itu dengan memaksimalkan pengawasan dan pengarahan pekerjaan agar semua panitia dapat bekerja dan menghasilkan suatu kegiatan yang terlaksana dengan sukses.
Meminta Hasil Kerja dan Evaluasi
Pada asarnya tim OC terdiri dari beberapa bidang yang menanggung jawapi pada setiap bidangnya. Dalam hal ini ketua panitia diharuskan untuk meminta setipa hasil kerja pada setiap bidang tersebut agar dapat dijadikan referensi laporan kerja. Laporan tersebut akan dibahas dan dievaluasi apabila terdapat kesalahan dan kekurangan dengan tujuan agar kedepan kinerja panitia lebih baik lagi.
Pelaksanaan Kegiatan yang Efektif
Organizing Committee (OC) bercita-cita agar kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan baik dan sukses. Pelaksanaan kegiatan yang efektif dituntut besar oleh bagaimana kinerja tim OC dalam melaksanakan kegiatan itu. Suatu upaya bagaimana menghasilkan suatu kegiatan yang efektif dalam membentuk tim OC yang baik adalah:
- Usahakan kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana.
- Siapkan rencana cadangan apabila situasi dan kondisi berubah. Cth: pembicara tidak hadir.
- Antisipasi segala kemungkinan dengan menyiapkan alternatif pengganti.
- Apabila semua usaha telah dicoba maka hasilnya kita serahkan kepada Allah SWT.
Evaluasi Kegiatan
Proses akhir yang dilakukan oleh kepanitiaan sebagai tim OC yang baik adalah pengevaluasian kegiatan. Evaluasi berfungsi sebagai media untuk menilai sejauh mana kinerja tim dalam pelaksanaan kegiatan. Pengevaluasian tidak hanya dilakukan pada saat selesai kegiatan, akan tetapi evaluasi juga penting dilakukan apabila kondisi kepanitiaan dalam keadaan tidak kondusif.
Berikut adalah bagaimana tim OC melakukan pengevaluasian kegiatan atas kinerja panitia:
- Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah kegiatan sudah dilaksanakan dengan baik, jika ada penyimpangan dapat diperbaiki dan sebagai bahan pertimbangan untuk kegiatan selanjutnya.
- Evaluasi tidak hanya dilakukan setelah kegiatan selesai tapi harus diadakan pada masa persiapan dan pada saat pelaksanaan kegiatan.
- Buatlah kriteria keberhasilan secara umum dan khusus untuk masing-masing bagian dalam kepanitiaan.
- Bandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kriteria yang sudah dibuat.
- Evaluasi bisa dilakukan dengan meminta pendapat dari peserta kegiatan baik secara lisan maupun tulisan.
- Buat laporan hasil kegiatan serta evaluasinya.